Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis über das Hinweisgebersystem des 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. abgeben. Das Hinweisgebersystem wird von dem 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. für sich selbst betrieben.
1. Zweck des Hinweisgebersystems und Datenverarbeitung
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen durch den 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse des jeweiligen Verantwortlichen an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für den jeweiligen Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG).
Außerdem verlangt der Deutsche Corporate Governance Kodex in Punkt 4.1.3. die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben.
Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten des jeweiligen Verantwortlichen, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).
Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die dadurch gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann. Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da der jeweilige Verantwortliche in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z.B. wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten des jeweiligen Verantwortlichen als auch der Behörde oder des Gerichts.
2. Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:
- Ihren Namen und Vornamen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontaktdaten (Email, Telefon, Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land), sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
- die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
- ob Sie beim jeweiligen Verantwortlichen oder anderweitigen beim 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. tätig sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.
Die an das Hinweisgebersystem abgegebenen Daten sind passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter*innen des 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. beschränkt ist.
Die Mitarbeiter*innen prüfen den gemeldeten Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden.
In bestimmten Fällen besteht für den 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.
Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter*innen des 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. weiterzugeben. Bei Erforderlichkeit für die Aufklärung kann eine Übermittlung an nach §§ 15 ff. AktG verbundene Unternehmen des 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. in einem Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, auf Basis geeigneter oder angemessener datenschutzrechtlicher Garantien zum Schutz von Betroffenen, erfolgen. Bitte beachten Sie, dass nicht in allen Drittländern ein von der Europäischen Kommission als angemessen anerkanntes Datenschutzniveau besteht. Für Datenübermittlungen in Drittländer, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. Angemessenheitsentscheidung der EU Kommission oder Vereinbarung sogenannter EU Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger/der Empfängerin) bzw. eine ausdrückliche Einwilligung unserer Nutzer vorliegt. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen – als weitere denkmögliche Empfängerkategorien – Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von dem 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. beauftragte internationale Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.
3. Ihre Rechte
Sie haben bezüglich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende gesetzliche Rechte gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen, sofern die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen. Sie können weitere Informationen zu Ihren Rechten und den entsprechenden Voraussetzungen auf der Website der EU-Kommission unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/rights-citizens_de finden.
a) Auskunftsrecht
Sie haben als betroffene Person das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, z.B. die Verarbeitungszwecke, die Empfänger*innen und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer.
b) Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
Sie haben als betroffene Person das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
c) Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Sie haben als betroffene Person ggf. ein Recht zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies ist z. B. der Fall, wenn Ihre personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, Sie Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen haben oder die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben als betroffene Person ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen.
e) Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben als betroffene Person das Recht in den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
f) Widerspruchsrecht
Sie haben als betroffene Person das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung bestimmter Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.
g) Recht auf Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Sie können eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon jedoch nicht berührt.
h) Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde
Sie haben das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu beschweren, wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde für den 1. FFC Turbine Potsdam 71 e.V. ist der brandenburgische Landesbeauftragte für Datenschutz und Akteneinsicht (https://www.lda.brandenburg.de/lda/de/).
4. Änderungen
Unsere Datenschutzerklärung kann sich von Zeit zu Zeit ändern. Hierzu zählen auch Weiterentwicklungen aufgrund einer geänderten Gesetzeslage und/oder aufgrund der Implementierung neuer Technologien. Entsprechende Aktualisierungen der Datenschutzerklärung werden von uns auf dieser Seite veröffentlicht werden. Im Falle wesentlicher Änderungen werden wir entsprechend darauf hinweisen. Falls Sie noch weitere Fragen haben, die Ihnen unsere Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte, schreiben Sie bitte eine E-Mail an folgende Adresse: datenschutz@turbine-potsdam.de